Διοικιτική και Συμβουλευτική Υποστήριξη
Οικονομική Διαχείρηση - Marketing

• Προτάσεις διεξαγωγής
  Συμβουλευτικός Ρόλος στην επιλογή συνεδριακού χώρου

• Οικονομική εκτίμηση – Προϋπολογισμός
  Συμβουλευτικός Ρόλος στον καθορισμό των εξόδων Συμμετοχής

• Πρόταση χορηγικού πακέτου και διαχείρισης έκθεσης
  Συμβουλευτικός Ρόλος στον καθορισμό των σχετικών τιμοκαταλόγων

• Οργανόγραμμα – Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης έργου
  
  
• Εξασφάλιση των καταλληλότερων προμηθευτών & εξειδικευμένων επαγγελματιών

• Μελέτη & Πρόταση Προβολής του Συνεδρίου

• Μελέτη & Πρόταση μέτρων ασφάλειας

• Οικονομική Διαχείριση - Απολογισμός

• Απολογισμός πεπραγμένων
  & Παράδοση Αρχείου

Πριν την εκδήλωση

• Επικοινωνία και τακτικές συναντήσεις με την Οργανωτική Επιτροπή
  - Διάθεση χώρου στα γραφεία μας για συναντήσεις της Οργανωτικής και Επιστημονικής Επιτροπής, εάν απαιτείται
• Επιμέλεια αποστολής ανακοινώσεων και ενημερωτικών εντύπων
  - Αποστολή ενημερωτικών αρχείων ηλεκτρονικά
  - Επιμέλεια ταχυδρόμησης ενημερωτικού υλικού
• Αλληλογραφία με τους συνέδρους, προσκεκλημένους ομιλητές, συγγραφείς των Εργασιών
  - Διαχείριση Δελτίων Συμμετοχής
  - Παραλαβή Δελτίων Συμετοχής και καταγραφή δεδομένων σε ειδική βάση δεδομένων. Παρακολούθηση των οικονομικών υποχρεώσεων των εγγεγραμμένων μέσω ειδικού λογιστικού προγράμματος.
  - Είσπραξη Συμμετοχής. Αποστολή ειδικής Απαντητικής Επιστολής
  - Επιβεβαίωσης Συμμετοχής. Διαχείριση αρχείων του Συνεδρίου
• Συντονισμός των προμηθευτών και επίβλεψη εργασιών
• Επιμέλεια προετοιμασίας συνεδριακού υλικού, συγκέντρωσης, συσκευασίας και μεταφοράς του στον συνεδριακό χώρο

Κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου

• Οργάνωση Ειδικών Γραφείων Εξυπηρέτησης συνέδρων κατά τις ημέρες διεξαγωγής της εκδήλωσης, στελεχωμένα από έμπειρο, πολύγλωσσο προσωπικό
  • στο Αεροδρόμιο ή Λιμάνι
    - Γραφείο Υποδοχής και εξυπηρέτησης μεταφοράς στα ξενοδοχεία
  
  • στα ξενοδοχεία
    - Γραφείο Φιλοξενίας και παροχής γενικών πληροφοριών
  • στο Συνεδριακό χώρο
    - Γραφείο Υποδοχής & ειδικών διαπιστεύσεων
    - Γραφείο Γραμματείας, διάθεσης υλικού, καταγραφής προσέλευσης και επί τόπου εγγραφών
    - Γραφείο Εξειδικευμένης Γραμματείας, δακτυλογράφησης και ειδικών Γραμματειακών παροχών
    - Γραφείο Τεχνικής Γραμματείας, δοκιμών παρουσιάσεων, επίβλεψης τεχνικών μέσων και διανομής δεκτών
    - Τουριστικό Γραφείο, εξυπηρέτησης διαμονής, επιμέλειας μεταφορών, γενικότερου τουριστικού προγράμματος και διανομής τουριστικών φυλλαδίων
• Επίβλεψη και συντονισμός όλων των υπηρεσιών που εξελίσσονται
  - στήσιμο εξοπλισμού
  - προσωρινή αποθήκευση συνεδριακού υλικού
  - διεξαγωγή εργασιών
  - αποξήλωση εξοπλισμού
  - συλλογή και συσκευασία υλικού
  

Μετά τη λήξη του Συνεδρίου

• Οικονομικός Απολογισμός - Πεπραγμένα
  - Απόδοση Εσόδων – Εξόδων
  - Αναλυτικές λίστες εσόδων ανά κατηγορία εγγραφής, ανά είδος χορηγίας και όποιας άλλης πηγής
• Επιμέλεια αποστολής Ευχαριστήριας Επιστολής
  - στους προσκεκλημένους ομιλητές
  - στους χορηγούς και συμμετέχοντες στην έκθεση
  - στους συντελεστές της διοργάνωσης
• Παράδοση αρχείου στην Οργανωτική Επιτροπή
  - ηλεκτρονικό αρχείο με πλήρη στοιχεία– λίστα ταχυδρόμησης, εγγεγραμμένων, διαμενόντων ανά ξενοδοχείο, εκθετών και χορηγών
  - αρχείο με υλικό του συνεδρίου – έντυπα, τσάντα, στυλό, δείγματα επιστολών κλπ.

• Εξασφάλιση των καταλληλότερων χώρων
  - για την ενοικίαση αιθουσών συνεδρίασης και χώρου για τις αναρτημένες ανακοινώσεις
• Εξασφάλιση εξειδικευμένων επαγγελματιών
  - Επιμέλεια Σχεδιασμού Δελτίου Υποβολής περιλήψεων & Οδηγιών Συγγραφής
  - Παραλαβή δελτίων και ταξινόμηση εργασιών ανά κατηγορία (ημ/νία παραλαβής, θεματική ενότητα, είδος παρουσίασης, συγγραφέα κλπ)
  - Αποστολή ταξινομημένων εργασιών στην Επιστημονική Επιτροπή για αξιολόγηση
  - Αποστολή Ειδικής Απαντητικής Επιστολής στους συγγραφείς έγκρισης ή απόρριψης συμμετοχής με παρουσίαση σύμφωνα με οδηγίες της Επιστημονικής Επιτροπής
• Επιμέλεια ομαλής λειτουργίας επιστημονικού προγράμματος
  - Επικοινωνία με τους Προσκλεκλημένους Ομιλητές και τους συγγραφείς για τεχνικές απαιτήσεις παρουσιάσεων. Δημιουργία ειδικού αρχείου με τις τεχνικές ανάγκες για τη διευκόλυνση της τεχνικής γραμματείας
  - Παρακολούθηση σε συνεργασία με τα στελέχη γραμματείας της πορείας εγγραφής και τουριστικής κράτησης των συγγραφέων/εισηγητών
  - Επιμέλεια της εκτύπωσης όλων των σχετικών εντύπων του συνεδρίου
  - Παρακολούθηση σε συνεργασία με την τεχνική γραμματεία της εύρυθμης λειτουργίας του απαιτούμενου εξοπλισμού για τις παρουσιάσεις/ομιλίες/αναρτημένες ανακοινώσεις κατά τη διάρκεια του συνεδρίου

• Δημοσιογραφική κάλυψη – Οργάνωση Συνέντευξης Τύπου Καταχωρήσεις - Αρθρογραφία
  - Αποστολή Δελτίων Τύπου
  - Επιμέλεια Οργάνωσης Συνέντευξης Τύπου και διανομής ενημερωτικού υλικού
  - Επιμέλεια διαφημιστικών καταχωρήσεων σε εφημερίδες και περιοδικά
  - Επιμέλεια δημιουργίας τηλεοπτικών και ραδιοφωνικών spot
  - Παρακολούθηση σχετικών δημοσιογραφικών καταχωρήσεων και παράδοση στην Οργανωτική Επιτροπή ειδικού φακέλου με σχετική αρθρογραφία με την αποδελτίωση μετά τη λήξη του συνεδρίου
  - Επιμέλεια αποστολής ενημερωτικού υλικού και αφισσοκόλησης σε οργανισμούς, νοσοκομεία, φορείς κ.λ.π

• Συμβουλετικός ρόλος για την επιλογή εκθεσιακού χώρου και τον καθορισμό των τιμών ενοικίασης εκθεσιακού χώρου και περιπτέρων
• Συμβουλευτικός ρόλος για την καθορισμό τιμοκαταλόγου χορηγικού πακέτου και προβολής φορέων και εταιρειών στο συνέδριο
• Επιμέλεια διαδικασίας έγκρισης από Ε.Ο.Φ. για τη λειτουργία της έκθεσης
• Επιμέλεια σχεδιασμού αρχιτεκτονικού πλάνου εκθεσιακού χώρου
• Επιμέλεια κατασκευής, στησίματος, λειτουργίας και αποξήλωσης των περιπτέρων με τον απαιτούμενο τεχνικό και ηλεκτρολογικό εξοπλισμό
• Επιμέλεια εκτύπωσης ειδικού ενημερωτικού kit και προώθησής του σε εταιρείες και οργανισμούς
• Επικοινωνία με εκθέτες και χορηγούς και παρακολούθηση των οικονομικών υποχρεώσεων
• Παρακολούθηση της εύρυθμης λειτουργίας της έκθεσης κατά τη διάρκεια του συνεδρίου και προβολής των χορηγών
• Ενημέρωση της Οργανωτικής Επιτροπής για την πορεία έκθεσης και χορηγιών σε τακτά χρονικά διαστήματα έως τον τελικό αναλυτικό οικονομικό απολογισμό και την παράδοση αναλυτικού καταλόγου με πλήρη στοιχεία εκθετών και χορηγών.

• Κρατήσεις αεροπορικών εισιτηρίων
  - Μεμονωμένα ή γκρουπ
  - Ναυλώσεις αεροσκαφών
• Κρατήσεις ακτοπλοικών εισιτηρίων
  - Μεμονωμένα ή γκρουπ
  - Ναυλώσεις πλοίων
• Κρατήσεις δωματίων
• Διαχείριση Δελτίων Κράτησης
  - Παραλαβή Δελτίων, καταγραφή των δεδομένων, παρακολούθηση των οικονομικών υποχρεώσεων, Εισπράξεις, Επιβεβαίωση κράτησης
• Οργάνωση και Επιμέλεια συνεδριακών εκδηλώσεων
  - Επιμέλεια παράθεσης επισιτιστικών – διαλείμματα καφέ, γεύματα, δείπνα, δεξιώσεις
  - Επιμέλεια μουσικής επένδυσης - Dj, Ορχήστρα
  - Οργάνωση Θεματικών εκδηλώσεων - χορευτιικά, annimation, happenings
  - Οργάνωση δημιουργικών εκδηλώσεων – παιχνίδια, αθλητικές δραστηριότητες, golf κ.λ.π.
• Οργάνωση και επιμέλεια προ και μετασυνεδριακών τουριστικών προγραμμάτων και εκδρομών
• Οργάνωση και επιμέλεια χερσαίων μεταφορών
  - πολυτελή πούλμαν
  - οργανωμένη υπηρεσία ταξί
  - πολυτελή οχήματα – λίμο
  - ενοικάσεις συμβατικών αυτοκινήτων
• Οργάνωση κρουαζιέρας
• Επιμέλεια προμήθεας τουριστικών φυλλαδίων από τον Ε.Ο.Τ. και διανομή τους στους συνέδρους